Voldoe aan verplichte gastenregistratie bij vakantieverhuur

Wie een vakantiewoning verhuurt, merkt al snel dat verhuren meer is dan alleen gasten ontvangen en sleutels overhandigen. In steeds meer landen is bijvoorbeeld het registreren van gasten geen keuze meer, maar een wettelijke verplichting. Verhuur je een vakantiewoning, appartement of vakantiehuis, dan ben je verplicht om persoonsgegevens van je gasten correct vast te leggen en vaak ook tijdig doorgeven naar lokale autoriteiten.

In de praktijk voelt dit vaak als een los en ingewikkeld proces naast je normale verhuurwerk. Formulieren die nog ingevuld moeten worden, e-mails die je moet najagen en steeds weer die twijfel of alles wel volgens de regels gebeurt.

Bij Voyando willen we je juist op dit punt ontzorgen. Daarom is de verplichte gastenregistratie vanaf nu geïntegreerd in Voyando en loopt het automatisch mee in je verhuurproces.

 

Wanneer is gastenregistratie wettelijk verplicht

In veel Europese landen – zoals Spanje, Italië, Zwitserland en tal van andere bestemmingen – ben je als verhuurder verplicht om je gasten te registreren. De overheid gebruikt deze gegevens om toezicht te houden op toeristische verhuur en voor veiligheids- en statistische doeleinden.

Concreet betekent dit dat je:

• persoonsgegevens van iedere gast moet vastleggen
• deze gegevens veilig en volgens de regels moet bewaren
• ze binnen de gestelde termijnen beschikbaar moet stellen aan bevoegde instanties.

Doe je dat niet, of niet volledig, dan loop je risico op boetes of andere maatregelen. Het lastige is dat de regels per land (en soms per regio of gemeente) verschillen en regelmatig aangepast worden. Wat vandaag voldoende is, kan morgen net niet meer voldoen. Voor veel verhuurders is dat een belangrijke bron van onzekerheid.

 

De dagelijkse praktijk voor verhuurders

Veel verhuurders lossen gastenregistratie nog steeds handmatig op. Denk aan papieren formulieren bij aankomst, losse Excel-bestanden of e-mails met het verzoek om gegevens vooraf door te geven. Op papier lijkt dat overzichtelijk, maar in de praktijk gaat het vaak mis.

• Gegevens worden onvolledig of onleesbaar ingevuld
• Formulieren raken kwijt of worden niet tijdig verwerkt
• Informatie wordt te laat doorgestuurd naar de juiste instantie

Ondertussen blijft de verantwoordelijkheid altijd bij jou als verhuurder liggen. Niet bij de gast en niet bij een externe partij. Juist omdat het om wettelijke verplichtingen gaat, wil je hier zo min mogelijk afhankelijk zijn van handmatig werk en menselijke fouten.

 

Gastenregistratie geïntegreerd in Voyando

Bij Voyando geloven we dat wettelijke verplichtingen geen extra last hoeven te zijn. Ze horen naadloos onderdeel te zijn van je normale verhuurproces. Daarom is verplichte gastenregistratie nu volledig geïntegreerd in Voyando.

De functionaliteit wordt mogelijk gemaakt door Chekin, maar wordt rechtstreeks vanuit Voyando aangeboden. Voor jou betekent dat:

• één systeem
• één werkwijze
• geen losse tools of extra inloggegevens

Zo werkt het in de praktijk:

1. Er komt een reservering binnen in Voyando.
2. De gast ontvangt automatisch een beveiligd online registratieformulier.
3. De gast vult zijn of haar gegevens vooraf in.
4. De informatie wordt correct verwerkt, veilig opgeslagen en – waar nodig – automatisch gedeeld met de juiste autoriteiten.

Bij aankomst is alles geregeld en hoef jij niets meer na te jagen.

 

Altijd voldoen aan de wet, zonder extra administratie

De kracht van deze integratie zit in de eenvoud. Je hoeft niet meer zelf na te denken over formulieren, bewaartermijnen of deadlines. Voyando zorgt ervoor dat het registratieproces verloopt volgens de geldende wetgeving in de landen waar je verhuurt.

Met geïntegreerde gastenregistratie:

• voldoe je eenvoudiger aan wettelijke eisen
• voorkom je fouten door handmatige invoer
• bespaar je tijd en administratief werk h
• oud je overzicht, ook als je meerdere accommodaties verhuurt

Het systeem doet wat het moet doen, zonder dat jouw dagelijkse werk ingewikkelder wordt.

 

Voor welke landen geldt deze verplichting?

In veel landen is gastenregistratie inmiddels wettelijk verplicht. De geïntegreerde oplossing binnen Voyando ondersteunt onder andere verhuur in:

Spanje, Italië, Portugal, Verenigde Arabische Emiraten, Oostenrijk, Tsjechië, Colombia, Zwitserland, Duitsland, Kroatië, Nederland, Verenigd Koninkrijk, Griekenland, Frankrijk, Roemenië, België en Bulgarije.

De exacte regels en vereisten verschillen per land en kunnen veranderen. Controleer daarom altijd de lokale wetgeving of overleg met je adviseur als je twijfelt over jouw specifieke situatie.

 

Digitaal gastenboek en veilige opslag

In veel landen ben je niet alleen verplicht om je gasten te registreren, maar ook om deze registraties voor een bepaalde periode te bewaren. Waar dit vroeger vaak betekende dat je papieren gastenboeken of mappen moest opslaan, gebeurt dit nu volledig digitaal.

Voyando zorgt voor een veilig digitaal gastenregister waarin alle documentatie wordt opgeslagen zolang de wet dit vereist. Dat betekent:

• geen papierwerk of fysieke archiefkasten
• direct inzicht in registraties wanneer dat nodig is
• gegevens die veilig en centraal worden bewaard

Zo voldoe je aan de bewaarplicht zonder extra administratie.

 

Rust, overzicht en zekerheid

Verplichte gastenregistratie hoeft geen bron van stress te zijn. Door dit proces onderdeel te maken van Voyando, verandert het van een los administratief probleem in een vanzelfsprekend onderdeel van je verhuur.

Je voldoet eenvoudiger aan de wet, voorkomt fouten en mogelijke boetes en houdt tijd en aandacht over voor je gasten en je onderneming. Dat is waar Voyando voor staat: ontzorgen, zodat jij met vertrouwen kunt verhuren.

Wil je verplichte gastenregistratie ook automatiseren? Activeer de automatische gastenregistratie van Voyando in je Dashboard of probeer Voyando 30 dagen gratis.