Nachtregister vakantiehuis: dit moet je weten
Geschreven door Merijn Middelweerd
Nachtregister bijhouden vakantiehuis: verplichtingen en toeristenbelasting
Je vakantiehuis verhuren betekent meer dan gastvrijheid bieden: in de meeste landen ben je ook verplicht om bij te houden wie er bij je logeert. Dat valt onder de bredere gastenregistratieplicht bij vakantieverhuur, en heet in Nederland een nachtregister. De regels veranderen regelmatig en verschillen per land en soms per gemeente, dus we zetten op een rij wat een nachtregister precies is, waar het verplicht is, en hoe dit samenhangt met je toeristenbelasting.
Wat is een nachtregister?
Een nachtregister is een overzicht waarin je als verhuurder per boeking de gegevens van je gasten vastlegt. Volgens Ondernemersplein.overheid.nl gaat het minimaal om de naam en woonplaats van de hoofdboeker, het aantal personen, de aankomst- en vertrekdatum, en welk identiteitsbewijs is getoond. Belangrijk om te weten: je mag het identiteitsbewijs zelf niet kopiëren of bewaren, en een BSN registreren mag niet, vanwege de AVG. Je gemeente bepaalt bovendien hoe lang je de gegevens moet bewaren.
In Nederland is de verplichting terug te voeren op het Wetboek van Strafrecht, artikel 438, aangevuld met lokale gemeentelijke regels.
Voor welke landen geldt een nachtregisterplicht?
Nederland staat hierin niet op zichzelf. Ook in andere populaire verhuurlanden gelden vergelijkbare verplichtingen, vaak met een eigen systeem:
- Spanje: sinds 2 december 2024 geldt een uitgebreide registratieplicht voor toeristische accommodaties via het systeem SES Hospedajes, met een vragenlijst van circa 17 velden per gast en een bewaarplicht van minstens 3 jaar (bron: ANWB).
In Catalonië moet je de gegevens bovendien doorsturen naar de regionale politie (Mossos d'Esquadra).
- Overige EU-landen (waaronder Frankrijk, Duitsland, België, Italië, Portugal, Kroatië en Griekenland): ook hier gelden registratieverplichtingen, met eigen nationale of lokale invulling.
- EU-breed: sinds april 2024 geldt Verordening (EU) 2024/1028, gericht op transparantie en gegevensdeling bij kortetermijnverhuur. Hosts krijgen via een eenvoudige online procedure een registratienummer, dat platforms moeten opvragen en delen met de bevoegde autoriteiten. De exacte invoering verschilt per lidstaat.
De precieze regels, uitzonderingen en bewaartermijnen verschillen per land en soms per gemeente of regio. Check daarom altijd de actuele situatie voor jouw bestemming, bijvoorbeeld via de lokale gemeente of het toeristenbureau.
De link met toeristenbelasting
Naast het nachtregister krijg je als verhuurder vrijwel altijd te maken met toeristenbelasting: een gemeentelijke heffing op overnachtingen, die je als verhuurder int bij je gasten en periodiek afdraagt aan de gemeente, meestal per kwartaal of per jaar (bron: Lokalelastenkaart.nl). Het tarief verschilt per gemeente: soms een vast bedrag per persoon per nacht, soms een percentage van de overnachtingsprijs.
Het handige: de basisgegevens die je voor je nachtregister vastlegt, zoals het aantal overnachtingen en het aantal gasten, gebruik je vrijwel één op één voor je toeristenbelasting-aangifte. Eén administratie, twee verplichtingen.
Hoe Voyando je hierbij ontzorgt
Zelf al deze regels bijhouden, per land en per gemeente, kost tijd die je liever aan je gasten besteedt. Daarom regelt Voyando dit voor je: dankzij de integratie met Chekin verzamelen we de gegevens van je gasten automatisch, gekoppeld aan je boeking, veilig en volgens de regels bewaard. Zo voldoe je moeiteloos aan zowel je nachtregister- als je toeristenbelastingverplichtingen, ongeacht in welk land je verhuurt.
Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Lees meer over gastenregistratie via Voyando.
